Pada saat memasuki semester baru, setiap mahasiswa harus menetapkan program belajarnya untuk semester berjalan. Program belajar semester ini harus didaftarkan agar mahasiswa yang bersangkutan diijinkan mengikuti kegiatan belajar mengajar, antara lain kuliah tatap muka, praktikum, dan sebagainya. Semua program kegiatan belajar mahasiswa tersebut dituangkan dalam kartu yang disebut Kartu Rencana Studi (KRS).
Kartu Rencana Studi (KRS) adalah format yang berisi informasi data mengenai nomor, kode mata kuliah, nama mata kuliah, bobot SKS, ruang dan waktu penyelenggaraan kuliah tatap muka yang ditetapkan di dalamnya sebagai beban belajar semester bagi mahasiswa yang indentitasnya dicantumkan pada lembaran itu.
Mahasiswa yang telah melakukan herregistrasi kemudian mengisi KRS secara online (IRS) melalui Sistem Informasi Akademik (SIA) Terpadu UGM dengan alamat http://palawa.ugm.ac.id. Setelah KRS pada SIA Terpadu diisi, maka dikonsultasikan kepada Dosen Pembimbing Akademik (DPA) dan selanjutnya, KRS tersebut dicetak dan disampaikan kepada DPA untuk disetujui dan ditandatangani. Mahasiswa hanya akan memperoleh kredit dan nilai untuk mata kuliah-mata kuliah yang tercantum dalam KRS secara sah dan tercatat pada SIA Terpadu UGM.
Perubahan Kartu Rencana Studi (KRS)
Satu minggu setelah kuliah dimulai, mahasiswa masih diberi kesempatan untuk mengubah mata kuliah pada KRS. Pembatalan atau penambahan mata kuliah dalam KRS dapat dilakukan dengan mengisi kembali SIA Terpadu UGM secara online seperti halnya saat pengisian KRS di atas sesuai jadwal yang ditentukan.