- Setelah menyerahkan bukti registrasi atau heregistrasi, mahasiswa mengambil blanko KRS di Seksi Akademik.
- Mahasiswa berkonsultasi dan meminta persetujuan dosen pembimbing akademik untuk matakuliah yang akan diambil serta jumlah beban studi berdasarkan IP semester sebelumnya. Untuk mahasiswa baru pengisian KRS adalah sesuai dengan paket dari program studi.
- Menyerahkan KRS yang sudah disetujui dosen pembimbing akademik (warna biru) kepada Seksi Akademik,
- Memasukkan KRS ke Sistem Informasi Akademik (SIA) sesuai prosedur pengisian di Seksi Akademik.
- Menyimpan dengan baik KRS yang berwarna putih dan print out komputer sebagai bukti telah diterima/disetujui oleh Seksi Akademik dinyatakan sesuai dengan ketentuan yang ada.
- Menyerahkan KRS yang berwarna hijau muda kepada dosen pembimbing akademik.
Hal-hal yang bersifat Khusus/Spesifik
- Bagi mahasiswa yang mendapat Indeks Prestasi (IP) rendah karena nilai yang masuk dalam KHS belum lengkap, diperbolehkan mengikuti kuliah sambil melakukan perubahan pada masa perubahan KRS yang telah ditentukan.
- Bagi mereka yang karena sesuatu hal belum menerima KHS untuk perhitungan IPK, maka IPK dihitung berdasarkan asumsi nilai B khusus untuk nilai matakuliah yang belum keluar.
- Bagi mahasiswa yang terlanjur mengambil beban SKS melebihi yang seharusnya, yang disebabkan bukan kesalahan mahasiswa yang bersangkutan, maka beban SKS yang diambil tidak perlu dikurangi.
- Keterlambatan pengisian KRS yang tidak disebabkan oleh kesalahan mahasiswa tidak dikenakan sanksi akademik, namun sebaliknya apabila karena kelalaian mahasiswa, akan dikenakan sanksi akademik.
- Bagi mahasiswa yang kesulitan bertemu dengan dosen pembimbing akademik karena kesibukannya diharapkan segera melapor ke Ketua/sekretaris Program Studi/Jurusan/Wakil Ketua prodi Bidang Akademik untuk mendapatkan penyelesaiannya.
Masalah lain dalam penyusunan KRS
Kelebihan beban belajar dari yang dibolehkan yang sering dilakukan oleh mahasiswa dengan alasan pada faktor-faktor sebagai berikut:
- Masa studinya hampir habis;
- Pada semester berikut/depannya matakuliah tersebut tidak ditawarkan;
- Karena faktor bobot SKS yang tidak dapat dipecah-pecah.
Beban Studi dalam Satu Semester
Terdapat dua sistem, yaitu Sistem Indeks Prestasi (IP) dan Sistem Paket.
1. Sistem Indeks Prestasi (IP)
Beban studi maupun susunan kegiatan studi yang diambil oleh seorang mahasiswa dalam satu semester tidak harus sama dengan yang diambil oleh mahasiswa yang lain. Jumlah sks yang dapat diambil bervariasi dengan jumlah maksimal 24 sks yang tergantung dari hasil studi pada semester sebelumnya yang diukur dengan Indeks Prestasi Semester (IPS), dengan pedoman sebagai berikut:
- IP > 3,00 : maksimal 24 sks;
- 2,50 – 2,99 : maksimal 21 sks;
- 2,00 – 2,49 : maksimal 18 sks;
- 1,50 – 1,99 : maksimal 15 sks,
- <1,50 : maksimal 12 sks.
2. Sistem Paket
Sistem paket hanya diberlakukan pada semester satu. Untuk semester selanjutnya, pengambilan sks disesuaikan dengan perolehan Indeks Prestasi Semester (IPS).