Evaluasi hasil studi mahasiswa dilaksanakan secara rutin tiap akhir semester. Evaluasi penentu hasil studi juga dilaksanakan pada akhir dua tahun pertama, dan pada akhir program studi. Disamping itu evaluasi juga dilakukan pada akhir batas waktu jenjang studi masing-masing.
Indeks Prestasi (IP)
Indeks prestasi mahasiswa ditentukan dari nilai semua mata kuliah yang telah ditempuh dengan kisaran nilai antara 0 sampai 4. Indeks prestasi dapat dihitung berbasis semester (disebut indeks prestasi semester) ataupun berbasis kumulatif (disebut indeks prestasi kumulatif, IPK). Nilai suatu mata kuliah yang dipakai untuk menentukan kelulusan dapat diambil dari nilai tertinggi atau nilai terakhir tergantung pada kebijakan Sekolah. Indeks prestasi dihitung dengan cara mengkonversi nilai relatif mutlak (nilai huruf angka) ke angka yang ekivalensinya :
dengan rumus sebagai berikut :
IP = Jumlah SKS kegiatan pendidikan yang diambil x Nilai bobotnya masing-masing
Jumlah SKS kegiatan pendidikan yang diambil
Penyelesaian Masalah Akademik
Penyelesaian masalah akademik dilakukan oleh tim khusus penyelamatan mahasiswa bermasalah yang dibentuk oleh pimpinan Sekolah Vokasi, dengan melibatkan Pengurus Program Studi dan Dosen Pembimbing Akademik mahasiswa yang bersangkutan sebagai nara sumber.
Mahasiswa bermasalah di bidang akademik adalah mahasiswa yang pada satu tahun pertama:
- Memiliki IP ≤ 2.00;
- Jumlah sks dengan nilai D lebih dari 25%;
- Memiliki nilai E
Atau mahasiswa yang masa studinya mendekati dan/atau melebihi batas waktu yang ditentukan.
Mahasiswa yang telah mendapatkan bimbingan dan rekomendasi dari tim khusus penyelamatan mahasiswa bermasalah diperbolehkan registrasi. Pengaturan tatacara pelaksanaan penyelamatan masa studi mahasiswa diatur tersendiri oleh Sekolah Vokasi.
Evaluasi Kemajuan Belajar Empat Semester Pertama
Mahasiswa program Diploma III yang dalam waktu 4 semester pertama tidak mencapai jumlah 40 SKS dan dengan indeks prestasi minimal 2 tidak diperkenankan melanjutkan studi. Mahasiswa yang dalam kurun waktu lima (5) tahun yang kemajuan studinya tidak memenuhi kriteria di bawah ini:
- Jumlah sks minimal 113;
- IPK minimal 2.00;
- Jumlah sks dengan nilai D kurang dari 25%;
- Tidak memiliki nilai E.
tidak diperkenankan melanjutkan studi.
Mengundurkan Diri ataupun Drop Out (DO)
Mahasiswa dianggap mengundurkan diri/Drop Out apabila selama 2 semester berturut-turut mahasiswa tidak melakukan herregistrasi tanpa keterangan dan tidak ada tanggapan dari surat peringatan 3 (tiga) kali berturut-turut, otomatis dianggap mengundurkan diri;
Prosedur Pengunduran Diri/Drop Out adalah sebagai berikut:
- Penentuan mahasiswa drop out dilakukan melalui rapat khusus yang diselenggarakan oleh Sekolah Vokasi, dengan melibatkan Pengurus Program Studi dan Dosen Pembimbing Akademik mahasiswa yang bersangkutan;
- Mahasiswa yang mengajukan pengunduran diri atau terkena drop out harus segera dilaporkan oleh pimpinan Sekolah Vokasi ke Direktorat Pendidikan Pengajaran UGM;
- Mahasiswa yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri dikarenakan ada sebab-sebab tertentu (misal: diterima studi di prodi lain, bekerja, dan lain-lain) diwajibkan untuk menyerahkan surat keterangan pengunduran dirinya sebagai mahasiswa UGM ke Sekretariat Akademik Prodi PJSIG untuk disampaikan ke Sekolah Vokasi dan Direktorat Pendidikan Pengajaran UGM.
Kelulusan
Mahasiswa yang telah menyelesaikan jumlah sks sesuai dengan persyaratan kurikulum program studi dinyatakan lulus Program Vokasi apabila memenuhi persyaratan :
- IPK minimal 2.00;
- Tidak ada nilai E;
- Jumlah SKS dengan nilai D tidak lebih dari 25% jumlah SKS total;
- Lulus ujian Tugas Akhir dan yudisium;
Predikat Kelulusan
Mahasiswa yang dinyatakan lulus menerima predikat kelulusan sesuai dengan ketentuan sebagai berikut:
Predikat kelulusan sebagai berikut :
- Dengan pujian (cumlaude), apabila :
- Indeks Prestasi Kumulatif > 3.50;
- Masa studi berakhir lebih cepat atau tepat waktu (enam semester terprogram).
- Sangat Memuaskan apabila Indeks Prestasi Kumulatif 2.76 – 3.50;
- Memuaskan apabila Indeks Prestasi Kumulatif 2.50 – 2.75.
Batas waktu studi
Batas waktu maksimum studi adalah lima (5) tahun.